Weiter geht’s mit unserer Serie zum Papierlosen-Alltag. Im ersten Teil haben wir die Grundlagen gelegt. In diesem Teil schauen wir uns die Voraussetzungen an Tools an, die als digitaler Aktenschrank eingesetzt werden können. Dabei gebe ich euch Einblick, was damals für mich wichtig war – und was es heute noch ist. Aber bevor wir uns den einzelnen Tools im 3. Teil widmen, definieren wir erstmal die was unser zweites Gehirn können muss.
# Transparenz
Um euch zu zeigen, welches Tool ich verwende und welche Optionen ebenfalls einen Blick wert sind, komme ich irgendwann nicht umhin, “Namen” in die Tasten zu hauen. Dabei ist wichtig zu wissen: Es ist kein Geld von irgendjemandem geflossen. Es besteht auch keinerlei Kooperation mit den Herstellern, die in dieser Serie später genannt werden. Es ist alles nur meine Meinung und meine Erfahrungen.
Welche Voraussetzungen habe ich für mich und meinen digitalen Aktenschrank definiert?
Gehen wir der Reihe nach: Zuerst möchte ich euch vorstellen, was mein digitales Gehirn benötigt, damit der Einsatz als digitaler Aktenschrank für mich persönlich Sinn macht. Kurz vorab: Die Reihenfolge stellt keine Rangfolge dar, sondern ist einfach eine Aufzählung. Aber was ist mir nun wichtig?
- Interoperabilität / Plattformunabhängigkeit:
In unserer vielfältigen Technik-Landschaft gibt es Plattformen wie Windows, macOS, iOS, Linux oder Android. Mir persönlich war es wichtig, dass ich von macOS, iOS und Windows relativ unkompliziert auf meine Daten und Inhalte zugreifen kann.
- Cloud:
Ich weiß, die Cloud ist ein kontroverses Thema… Aber um von überall und von meinen bevorzugten Systemen auf die Daten zugreifen zu können, braucht es eine Möglichkeit zur einfachen Synchronisation. Klar, man könnte das auch manuell machen – doch das ist alles andere als intuitiv und unkompliziert (Keiner will ernst haft jeden Abend Datensätze von A nach B schieben).
- Breite Unterstützung von Dateiformaten:
Dokumente scannen oder ablegen erfolgt oft als .pdf, Word-Texte haben meist das .docx-Format, und Bilder liegen nicht selten als .jpg, .png oder gar .dng vor. Die Liste ließe sich endlos fortsetzen – deshalb ist es für mich unerlässlich, möglichst viele unterschiedliche Dateiformate in den Aktenschrank werfen zu können.
- Upload-Dateigröße:
Sollte ein Dienst nur das Hochladen von Dateien bis zu 2 MB erlauben, wird es schnell eng. Dann muss man Auflösung oder Qualität reduzieren (klar, das ist technisch möglich, aber warum sollte man das freiwillig tun? Man weiß nie, wann man vielleicht doch mal die volle Qualität braucht). Meiner Meinung nach sollten schon 10–15 MB möglich sein – mehr ist natürlich immer besser („Mehr Power, Uhuhuhuhu“ – Grüße gehen raus an Tim Allen ).
- Struktur und Organisation:
Die Art und Weise, wie ich meine Dateien ablege, sowie die Flexibilität bei der Gestaltung von Ordnerstrukturen, sollte nicht zu starr sein. Mir reichen zwei bis drei Ebenen – hunderte wären unnötig. Auch #-Tags sind für mich unerlässlich, um Inhalte schnell und einfach filtern zu können.
- Gestandene Software:
Was meine ich damit? Wir wollen ja sämtliche Dinge ablegen – sei es eingehende Post, Rezepte, Kassenbelege, Ideen oder Inspirationen. Dafür würde ich kein Tool wählen, das gerade erst auf den Markt gekommen ist oder sich noch im Beta-Status befindet. Der Entwickler oder Betreiber sollte bereits einige Jahre Erfahrung vorweisen, damit man abschätzen kann, ob er ein verlässlicher Partner ist, auf den man auch in Jahren noch zugreifen kann.
- Suchfunktion:
Anfangs mag das weniger relevant erscheinen, doch in meinem über die Jahre gewachsenen digitalen Gedächtnis finden sich fast 19.000 Einträge. Eine effiziente Suchfunktion ist daher unerlässlich – und es ist mir wichtig, dass zumindest PDF-Dateien inhaltlich durchsuchbar sind. Es nützt wenig, wenn ich beispielsweise aus meiner Uni-Zeit etwas in einem Skript nachschlagen möchte, aber nur den PDF-Titel durchsuchen kann. Dann kann ich auch manuell im Ordner suchen oder gar das Projekt Papierloser-Alltag ganz sein lassen.
- Sicherheit:
Auch ein schwieriger Punkt: Das Thema Cloud und Datensicherheit lässt sich endlos diskutieren. Grundsätzlich sollte man auf Sicherheit achten – hier setze ich aber auf bewährte Software. Letztendlich dreht sich alles ums Vertrauen: Vertrauen wir dem Anbieter oder nicht? Selbst wenn man ein Tool auf einem eigenen NAS hostet, besteht immer ein Vertrauensverhältnis zum NAS-Hersteller und evtl darauf laufenden Apps. Die wenigsten von uns werden einen eigenen Server aufbauen oder die Software selbst programmieren. Deshalb bleibt uns nur das Vertrauen.
- Export-Möglichkeiten:
Selbst das größte und beste Unternehmen kann in einigen Jahren in Schwierigkeiten geraten oder vom Markt verschwinden. Deshalb sollte immer die Möglichkeit bestehen, die Daten lokal zu sichern oder alle Daten entsprechend exportieren zu können.
- Faire Kosten:
Betrachtet man die Liste an Anforderungen, wird schnell klar, dass dies meist mit Kosten verbunden ist. Allein die Cloud-Infrastruktur kostet Geld und will bezahlt werden – ganz zu schweigen vom PDF-Support. Allerdings sollten die jährlichen Kosten nicht ausufern, schließlich gibt es auch andere Ausgaben.
Diese Punkte waren damals die zentralen Anforderungen, die mein virtuelles zweites Gehirn erfüllen musste – und heute noch bestand haben. Sicher hat sich einiges verschoben: Was früher vielleicht 30 Euro im Jahr kostete, ist heute teurer, und auch bei der Dateigröße hat sich in den letzten Jahren einiges getan. Ich erinnere mich, dass Bilder zu Rezepten 2007 oder 2008 als ich anfing oft nicht einmal 1 MB groß waren und auch Webseiten oder festgehaltene Ideen meist kleiner als 2 MB waren. Diese Entwicklungen habe ich bereits oben einfließen lassen.
Ausblick auf den nächsten Teil von Papierloser-Alltag
Das waren nun die Voraussetzungen. Im nächsten Teil dieser Reihe „Papierloser-Alltag“ gehe ich dann näher auf die Tools ein – ich zeige euch mein favorisiertes Tool und stelle auch mögliche Alternativen vor, die es heute gibt und die damals noch nicht zur Auswahl standen.
Bleibt also dran,
Bis die Tage!