Wer kennt es nicht? Die Steuererklärung rückt näher, aber wo sind bloß die Unterlagen? Oder wo war noch mal die Rechnung? Ich habe doch letztens so ein cooles Rezept gesehen – nur wo ist es jetzt?
Zeitreise zurück
Zumindest ging es mir vor ein paar Jahren genau so. Damals kam ich gerade an die Uni und in eine neue Stadt. Ich wurde quasi mit Unterlagen und Informationen zugeschüttet. Skripte, Übungen und Vorlesungsmaterialien von der Uni, dazu Versicherungsunterlagen, Miet- oder WG-Dokumente, Rechnungen, Ideen für die Einrichtung meiner Bude und natürlich jede Menge Rezeptideen, damit ich nicht verhungere.
Kurz gesagt: Ich brauchte dringend eine Lösung, um mein Chaos in den Griff zu bekommen – am besten digital. Ich hatte nämlich absolut keine Lust, zusätzlich zu meinem Notebook noch einen dicken Ordner mit zur Uni zu schleppen. Stattdessen wollte ich jederzeit und überall Zugriff auf meine Unterlagen haben egal wo ich war.
Das war für mich der Beginn meiner Reise in einen weitestgehend papierlosen Alltag. Und genau darüber möchte ich in dieser Blog-Serie schreiben – um dir das Rüstzeug an die Hand zu geben, mit dem auch du Ordnung in dein Datenchaos bringen kannst.
Die Grundlagen
Im ersten Teil dieser Serie schauen wir uns die Grundlagen an. Was braucht es eigentlich, um digital Ordnung in deine Unterlagen, Ideen und Dokumente zu bringen? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden?
Vorraussetzungen
Bevor es losgeht, sollten wir uns überlegen, welche Anforderungen ein digitales System erfüllen muss. Denn nicht jede Lösung ist für alles gleichermaßen praktikabel.
- Möchtest du deine Unterlagen auf verschiedenen Geräten abrufen können? Dann wäre es ziemlich unpraktisch, wenn sie nur lokal auf einem einzigen Gerät gespeichert sind.
- Soll das System nur zu Hause funktionieren oder möchte man jederzeit und überall darauf zugreifen können?
- Wie bekommt man seine Dokumente ins System? Falls viele Briefe per Post eintrudeln, braucht man eine Möglichkeit zum scannen. Oder wie schaut es aus mit Mails oder Webseiten? Gibt es eine einfache Möglichkeit, Daten aus anderen Apps oder Anwendungen zu importieren?
Es lohnt sich, sich am Anfang ein paar Gedanken zu machen, welche Anforderungen so ein System erfüllen soll, damit man später nicht nachbessern muss.
Was brauchst du für deinen Papierlosen-Alltag?
Damit dein papierloser Alltag funktioniert, sind ein paar grundlegende Dinge nötig:
- Eine Ablage für Papierdokumente
- Einen Scanner oder eine Handy-App zum Digitalisieren
- Einen „Ort“, an dem du deine Dokumente und Infos speicherst
- Ein System zur sinnvollen Ablage deiner Unterlagen
- Optional: Ein Tablet mit Stift, um digitale Dokumente zu bearbeiten
Das sind die wichtigsten Bausteine, mit denen wir uns in den nächsten Teilen der Serie Stück für Stück beschäftigen werden.
Also bleibt gespannt
Bis die Tage